Vzhledem k tomu, že každý den je odesláno a přijato více než 300 miliard e -mailů, není divu, že se u lidí objevila „únava e -mailů“. Proto je tak důležité psát efektivní e-maily, které jasně a stručně vyjádří váš názor-nechcete, aby lidé úplně nečetli váš e-mail s pozvánkou na schůzku, protože je příliš dlouhý nebo nejasný. Nebojte se-tato wikiHow vás provede vším, co byste měli udělat při psaní e-mailu na pozvánku na schůzku, například jak napsat silný předmět, co byste měli říci do těla e-mailu a jak můžete použít aplikace kalendáře, která vám usnadní práci.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Psaní silného předmětu
Krok 1. Napište krátký relevantní předmět s datem a tématem schůzky
Zahrnutí těchto podrobností znamená, že lidé budou vědět, kdy to je a o čem se bude diskutovat, aniž by e -mail otevřeli. Můžete například napsat „Setkání 12/8: nová pravidla pro podávání zpráv“.
Varování:
Vynechání tématu schůzky pravděpodobně způsobí, že lidé odpoví a zeptají se, zda je to relevantní pro jejich oddělení nebo zda je jejich účast povinná, proto téma uveďte!
Krok 2. Požádejte o potvrzení účasti v předmětu
Pokud potřebujete vědět, kdo přijde na schůzku, požádejte o potvrzení v předmětu. Díky tomu budou vědět, že musí odpovědět co nejdříve, ještě před otevřením e -mailu. Můžete napsat: „Pátek 10/6 schůze HR, potvrďte prosím co nejdříve.“
Můžete také napsat: „Odpovězte prosím: schůzka HR 10/6.“
Krok 3. Dejte jim vědět, zda se jedná o nouzové setkání v předmětu
Pokud se jedná o naléhavý nebo časově citlivý problém, který vyžaduje okamžité setkání, přidejte do předmětu předmět naléhavosti. Můžete například napsat něco ve smyslu „Nouzové setkání v pondělí 2/31: Kybernetická bezpečnost“.
Je důležité poznamenat si také předmět schůzky, abyste měli představu, co mohou očekávat
Krok 4. Uveďte, zda je účast povinná nebo doporučená
Pokud pracujete pro velkou společnost, nemusí být přítomnost některých lidí vyžadována na každé schůzce. Do předmětu uveďte příslušné oddělení nebo dejte příjemcům vědět, zda se musí zúčastnit. Můžete například napsat „Povinné marketingové setkání 10/6“.
Pokud schůzka není požadována, můžete napsat: „Doporučené setkání 10/6 o efektivní taktice výzkumu.“
Krok 5. Abyste předešli jakémukoli zmatku, použijte v předmětu svůj celý text
Zkratky se mohou zdát účinné, ale nejsou tak konkrétní jako celá slova a mohou způsobit zmatek. Například „SAP“může znamenat „systémy a zpracování“nebo „plán vzorkování a analýzy“v závislosti na tom, kdo je a není obeznámen s vaším jazykem.
Je však v pořádku používat běžné zkratky jako „RSVP“, „HR“a „Střed“
Metoda 2 ze 3: Vytvoření těla vašeho e -mailu
Krok 1. Napište stručný, přátelský úvod a krátkou poznámku
Představit se je nutné, pokud pracujete pro velkou společnost nebo pokud ještě všechny neznáte. V tomto krátkém úvodu je také důležité zmínit, zda je třeba dokončit a/nebo přinést na schůzku nějaké dokumenty nebo zásoby.
Udělejte svůj úvod přizpůsobeným nebo relevantním pro práci. Například: „Dobrý den, tým, těším se na spuštění nového programu příští týden!“
Spropitné:
Připomeňte příjemcům, pokud potřebují splnit nějaké úkoly nebo si s sebou na schůzku cokoli přinést. Například: „Jako připomínku si vezměte 4 tištěné kopie seznamů kontaktů na dodavatele.“
Krok 2. Seznamte datum a čas schůzky na svém vlastním řádku, aby vynikl
Toto jsou zásadní informace pro účast lidí na schůzce, takže chcete, aby to bylo jasné a vyčnívalo ze zbytku textu. Odsuňte 2 řádky nad a pod ni a/nebo ji vložte tučným písmem.
- Příklad: „6. října, 10:30 - 11:45 AM“
- Pokud je schůzka online, uveďte časové pásmo, aby lidé v různých časových pásmech nezmeškali kvůli nedorozumění. Můžete například napsat: „6. října, 10:30 - 11:45 (PST)“
Krok 3. Uveďte umístění za datem a časem
Nechte místo vyniknout stejně jako datum a čas-zvláště pokud se setkáváte na novém místě, pokud je obtížné ho najít nebo víte, že někteří příjemci dané místo neznají. Pro virtuální schůzky (buď prostřednictvím živého fóra nebo videochatu) poskytněte odkaz na fórum nebo videohovor pro snadný přístup.
Při zadávání trasy buďte co nejpodrobnější. Jako příklad: „Přijďte prosím do konferenční místnosti 592 v budově Timaren (209 Nix St.). Místnost 592 se nachází ve 2. patře budovy, takže budete muset vyjet výtahem nahoru z přízemí, vystoupit na 12 a pomocí výtahů na jižní straně budovy (nalevo) vyjet nahoru do 59. patra. “
Krok 4. Sdělte účel schůzky
Dejte příjemcům vědět, čeho schůzka dosáhne. Nabídka krátkého programu schůzky jim pomůže rozpoznat, které úkoly je třeba udělat předem. Můžete jednoduše uvést téma (například „Aktualizace kybernetické bezpečnosti“) nebo můžete poskytnout časovou osu:
- 10:30 - 10:45 Sdílet aktualizace stavu projektu
- 10:45 - 11:10 Porovnávejte a vyberte schůdné nabídky
- 11:10 - 11:30 Brainstorming a cíle ke spuštění
Krok 5. Korektura vašeho e -mailu kvůli gramatickým a faktickým chybám
Nejdůležitější věcí ke korektuře je datum, čas a místo setkání, takže se ujistěte, že je máte správná! Můžete také zkontrolovat svůj úvod, program nebo jiné poznámky, které jste mohli zahrnout, abyste se ujistili, že jste pokryli všechny základy.
Před odesláním si přečtěte svůj e -mail nahlas, abyste se ujistili, že je váš text jasný a stručný
Metoda 3 ze 3: Použití aplikace Outlook nebo aplikace integrovaného kalendáře
Krok 1. Klikněte na „Nová schůzka“na domovské kartě v aplikaci Outlook
Pokud vaše společnost používá komunikační databázi s integrovaným kalendářem, jako je Outlook, použijte ji k nastavení schůzky. To je obvykle preferované kontaktní místo pro lidi, se kterými pracujete.
Pokud vaše společnost nepoužívá aplikaci Outlook nebo něco podobného, můžete k odeslání pozvánky použít pracovní e-mail
Krok 2. V okně „Scheduling Assistant“vyberte čas a datum
Po vytvoření nové schůzky se otevře okno kalendáře. Klikněte na „Asistent plánování“a zvýrazněte dostupný čas a datum schůzky.
Ujistěte se, že je to čas, kdy jste vy a předpokládaní účastníci k dispozici. V závislosti na aplikaci vaší společnosti může být nutné upravit nastavení zobrazení tak, aby se zobrazoval plán každého (kromě vašeho vlastního)
Krok 3. Přidejte účastníky zadáním jejich jmen nebo pomocí adresáře
Kliknutím na textový řádek můžete ručně zadávat jména nebo procházet adresář a vybrat jejich jména ze seznamu. Pomocí funkce „Asistent plánování“zkontrolujte dostupnost ostatních lidí.
Pokud lidé nejsou k dispozici, jejich jména se zvýrazní. Asistent dokonce zobrazí doporučené časové intervaly, které vyhovují vám a plánům účastníků
Krok 4. Nastavte časy začátku a konce schůzky
Ujistěte se, že datum schůzky je datum, které jste vybrali dříve, a v případě potřeby proveďte změny kliknutím na tlačítko kalendáře. Poté pomocí rozevíracích šipek napravo od výpisů časů vyberte správné časy zahájení a ukončení.
Přidání koncových časů nejvíce respektuje čas lidí, aby věděli, co mohou očekávat, a mohli si naplánovat dojíždění nebo práci kolem schůzky
Krok 5. Klikněte na „Schůzka“na kartě „Schůzka“v horní části obrazovky
Kliknutím na toto tlačítko se vrátíte na obrazovku generálního setkání a měli byste vidět naplánovaný vstup. Odtud budete moci přidat předmět, umístění a poznámky.
Pokud na obrazovce schůzky nevidíte naplánovaný vstup, vraťte se a opakujte postup, dokud se nezobrazí
Krok 6. Při zadávání předmětu, umístění a poznámek buďte konkrétní
Sdělte příjemcům několik krátkých slov (např. „Připravované testování produktů“), o čem je schůzka. Buďte konkrétní ohledně místa a poskytněte pokyny, pokud se nejedná o typické místo pro schůzky nebo je obtížné se tam dostat. Přidejte jakékoli další poznámky (jako všechny přípravné práce), které jsou relevantní pro schůzku.
- Uveďte adresu místa, i když si myslíte, že už to ví.
- Po dokončení klikněte na „Odeslat“.
Spropitné:
Vyhněte se příliš širokým tématům, jako je „brainstorming“, protože to lidem moc neřekne o účelu schůzky. Místo toho můžete říci „brainstorming prodejců pro nový produkt“.
Tipy
- Při korektuře e -mailu nebo pozvánky mějte stručnost a věc.
- Používejte přátelský, profesionální tón psaní.
- Znovu zkontrolujte seznam příjemců, abyste se ujistili, že jsou pozváni všichni, kteří tam musí být.
- Pokud chcete, aby všechny adresy zůstaly před příjemci skryté, zadejte do řádku „bcc“adresy.
Varování
- Neposílejte pozvánky ani e -maily bez data, času a místa. Pravděpodobně to frustruje vaše pozvané a dostanete spoustu odpovědí požadujících tyto informace.
- Nepište všechna velká písmena, bude to interpretováno jako křik a je to velmi neprofesionální.
